Overview Oracle Documents Cloud Service

Oracle Docs cloudDecember vorig jaar brachten we op dit blog het nieuws dat op Oracle Open World 2014 de Oracle Documents Cloud Service aangekondigd werd. Inmiddels is dit product of beter gezegd deze dienst/service al weer bijna een jaar oud. Oracle heeft toegezegd voor al haar Cloud Services zeer regelmatig nieuwe versies uit te brengen Voor Oracle Documents Cloud Service – in de dagelijkse gebruik en voor sociale media inmiddels afgekort tot OracleDocs – lukt dat goed.

In de zomer is opnieuw een nieuwe versie ‘uitgebracht’ of beter gezegd zijn huidige gebruikers van OracleDocs automatisch overgegaan op de nieuwe versie uit de Oracle Cloud. Een goed moment om een globale inventarisatie te geven van de groeiende functionaliteit, mogelijkheden en onmogelijkheden. Quobell is sinds mei zelf gebruiker van het product en dit blog artikel is derhalve voornamelijk gebaseerd op de eigen ervaringen.

Oracle Documents Cloud Service

Zoals in de vorige blog entry al uitgelegd is OracleDocs geen Enterprise Content Management Systeem in de Cloud. Het is daarmee te koppelen (zie hieronder) maar het valt in de productfamilie van EFSS Electronic Flle Sharing and Synchronisation. EFSS producten bieden een oplossing waar email tekort schiet om effectief documenten te delen en daarmee samen te werken. Vooral in situaties waarin de eigen medewerkers over meerdere locaties verspreid met elkaar willen samen werken en/of daar ook externe partijen bij betrokken dienen te worden. Gartner in haar eerste rapport over deze markt definieert EFSS als:

OracleDocs EFSS

In deze groeiende markt zijn zeer vele aanbieders. Gartner heeft 19 leveranciers in het Magic Quadrant van juli 2014 opgenomen met nog eens 35 genoemde producten die niet aan alle criteria voldoen. Bekende spelers zijn:

  • grote internet bedrijven zoals Google & Microsoft etc.;
  • contentmanagement leveranciers als Alfresco, EMC etc.;
  • niche producten van partijen als Dropbox, Hightail etc.

In deze blogpost wordt specifiek ingezoomd op de functionaliteiten van OracleDocs maar geen kwalitatieve vergelijking gemaakt met soortgelijke features van de vele andere aanbieders.

Interfaces

Zoals al in de blogpost van december vorig jaar gemeld kent Oracle Documents voor haar gebruikers in principe 3 interfaces om met het product te werken:

  1. De webinterface
  2. De desktop client
  3. Een mobiele App (iOS en Android)

1. De webinterface

Deze interface biedt alle functionaliteit om documenten in te zien, te verwijderen, delen, nieuwe versie van een document te uploaden, mappen aan te maken. Bij het delen met andere gebruikers van de mappen en documenten kan de eigenaar zelf bepalen welke rechten die gebruikers krijgen:

OracleDocs Cloud

De webinterface bevat ook een zeer krachtige en handige documentviewer, waardoor het niet nodig is documenten te downloaden. De viewer maakt gebruik van de Outside In technologie uit WebCenter Content. Met de viewer is het mogelijk om in de browser door MS Office en PDF documenten te bladeren.
Ook biedt OracleDocs uitgebreide mogelijkheden om de versiehistorie maar ook de toegangshistorie te raadplegen:

OracleDocs Cloud

Belangrijke feature van de web interface is de mogelijkheid om schermen van de webinterface middels een IFRAME tag in een eigen site te embedden. Op die manier kan bijv in een bestaand selfservice portaal eenvoudig een documenten folder worden toegevoegd zonder dat de gebruiker hiervoor specifiek naar OracleDocs hoeft te navigeren. Deze embed optie maakt een eenvoudige frontend integratie mogelijk zonder de noodzaak tot programmering via API’s (zie hieronder).

2. De desktop client

De desktop client bestaat eigenlijk uit twee delen. Enerzijds een aparte Sync Manager en anderzijds een toegevoegde map op windows verkenner. De Sync Manager (dis beschikbaar is voor zowel Windows als voor de Mac) ziet er als volgt uit:

OracleDocs Cloud

Hiermee kan een gebruiker desgewenst eigen of door andere gedeelde mappen in OracleDocs op zijn desk-/laptop synchroniseren met de OracleDocs. De gesynchroniseerde documenten en mappen komen op harde schijf van de desk-laptop terecht in de map MyOracleDocuments.

OracleDocs Cloud

Vanuit de Sync Manager kan direct doorgeschakeld worden naar de webinterface maar via de getoond opties is het ook mogelijk in deze desktopclient bestanden en documenten te delen.
Gesynchroniseerde bestanden en mappen worden ook altijd direct gesynchroniseerd als bestanden via de webinterface worden toegevoegd (zelf of door derden) of als bestanden toegevoegd worden aan de mappen op de desktop. Dit synchronisatieproces loopt door ook als de Sync Manager gesloten wordt:

OracleDocs Cloud

Helaas maar misschien ook wel vanwege dit doorlopende proces is het op dit moment nog niet mogelijk My Oracle Documents in te richten op een netwerkschijf. Ook is het nog niet mogelijk om bij het delen van een map te voorkomen dat de gebruiker met wie de map gedeeld wordt die map zelf synchroniseert op haar/zijn desktop.

3. Een mobiele App (iOS en Android)

Voor zowel iOS als Android zijn mobiele apps bOracleDocs Cloudeschikbaar waarmee OracleDocuments gebruikt kan worden. Uiteraard worden zowel smartphone als (i)Pads ondersteunt en de verschillende apps zijn voor de devices geoptimaliseerd. In principe kan eOracleDocs Clouden gebruiker met de app alles wat hij/zij ook via de webinterface kan: bestanden en mappen delen, viewen, uploaden, downloaden etc.) Daarnaast integreert de app de verschillende telefoonfu
ncties. Zo is een document direct aan een vanaf de telefoon te verzenden email te koppelen enerzijds maar kan anderzijds ook bijv. een foto direct in Oracle Documents geuploaded worden. Hier een aantal voorbeelden hoe dit er ‘mobiel’ uit ziet.

Middels “Versturen” wordt de email OracleDocs Cloudclient op de iPad geopend met een op te stellen en te versturen email bericht waar het betreffende document (in dit geval de presentatie direct als bijlage gekoppeld is. Koppeling delen geeft de mogelijkheid een publieke koppeling/link te maken evt. met wachtwoord beveiligd naar een derde kan worden gestuurd.

Extra gebruiksmogelijkheden

Naast bovenstaande interface is er een zeer complete set aan Rest API’s beschikbaar. Daarmee wordt het mogelijk om alle acties die via bovengenoemde interfaces uit zijn te voeren ook programmeerbaar. Op die manier kan OracleDocs deels als backendproces fungeren voor andere geautomatiseerde processen. In een latere blogentry zal hiervan een voorbeeld worden gegeven.

Last but not least biedt OracleDocs de mogelijkheid van zogenaamde publieke links waardoor ook niet gebruikers van de service toch gebruik maken van het product. Dit is een belangrijke en krachtige functionaliteit al is het maar omdat gebruikers van publieke links niet gelicenseerd hoeven te worden maar ondanks dat wel in staat zijn bijv. nieuwe documenten of versies te uploaden. Ook hierover in dit blog spoedig meer.

Integratie mogelijkheden

OracleDocs is een onderdeel van de Oracle Platform as a Service Cloud Services. Het integreert derhalve zeer goed met andere producten uit die omgeving. De domeinadministratie en useradministratie wordt op het hoogste platform niveau gedeeld en kan door één identity domain administrator worden uitgevoerd. Binnen het OracleDocs domein kan dan weer aparte administrator worden aangemaakt die de specifieke OracleDocs (gebruikers)instellingen kan beheren. Vooral de combinatie met de Oracle Proces Cloud Services is veelbelovend. Middels de combinatie kunnen processen rond documenten geheel vanuit de cloud gemodelleerd, geautomatiseerd en bewaakt worden. Denk hierbij aan het zaakgericht werken zoals dat in overheidsinstellingen gebruikelijk is bijv. bij vergunningaanvragen etc.

Ook de integratie met de Oracle Software as a Services Cloud Services is eenvoudig. Out of the Box is er al een integratie tussen Oracle Docs en de Sales Cloud en ongetwijfeld volgen vele kant en klare integraties met andere Oracle SaaS diensten.
Vreemd genoeg is de koppeling met WebCenter Content on premiss nog niet gerealiseerd. Deze is wel op korte termijn aangekondigd inclusief de toevoeging van eigen te bepalen metadata aan OracleDocs.
Echter: door middel van de ruime set aan API’s is iedere koppeling te bouwen. Daarmee heeft één al langer bestaande third party “File Logistics” leverancier – SkySync – haar product een Oracle Documents connector toegevoegd. Hierdoor is toch een geautomatiseerde en configureerbare koppeling met WebCenter Content mogelijk. Eveneens biedt dit de mogelijkheid OracleDocs met alle andere in de markt gebruikelijke filesystemen én on premiss Enterprise Content Management oplossingen te koppelen.

Op dit moment ontbreekt helaas ook nog de mogelijkheid aan te sluiten op een eigen LDAP server (on premiss of in de cloud) zelfs als een organisatie daarvoor de Oracle oplossingen gebruikt. Wellicht heeft dit te maken met het feit dat Oracle in haar PaaS oplossing ook nog geen Identity en Access Management Cloud Service aanbiedt. Dit is voor de toekomst een belangrijke en noodzakelijk toevoeging die hopelijk snel gelanceerd zal worden.

Security

Oracle biedt een zeer goed beveiligde omgeving aan, bestanden zijn zowel in het systeem als onderweg volledig geencrypt. Daarbij wordt voldaan aan in de markt gebruikelijke standaarden en gebruiken. Op dit moment wordt OracleDocs alleen aangeboden vanuit de datacenters in Amerika: voor Nederlandse klanten is het plezierig dat dit najaar de OracleDocs ook vanuit Amsterdam geserviced zal worden vanuit het datacenter van Equinix. Ook de Nederlandse overheid heeft hier een deel van haar datacenter staan en beveiliging, betrouwbaarheid & beschikbaarheid daarvan is dan ook van het hoogst mogelijk huidige niveau.

Conclusie

Oracle Document Cloud Service heeft zich in korte tijd ontwikkeld tot een zeer volwassen product dat voor zowel groot maar ook midden en klein bedrijf goed toepasbaar is en direct toegevoegde waarde kan leveren. Die snelle doorontwikkeling na de initiële lancering toont daarmee het commitment van Oracle in specifiek dit product en de cloud (PaaS) services in het algemeen. Samen met de gebruikelijke voordelen van Oracle zoals robuustheid, schaalbaarheid en integreerbaarheid maakt OracleDocs een serieus te nemen kandidaat voor organisaties die op zoek zijn naar een Electronic File Share & Synchronization oplossing.

Verder lezen

Oracle biedt op haar site cloud.oracle.com uitgebreide en up to date informatie over haar cloud services inclusief OracleDocs. Dit omvat whitepapers, datasheets, customer cases, youtubefilmpjes maar ook volledige gebruikershandleidingen en systeemdocumentatie bijv over de beschikbare API’s. Hieronder de link naar de betreffende pagina voor de Oracle Documents Cloud

Oracle Document Cloud Service website

Hieronder een kleine selectie van die documenten die snel overzicht bieden. Via onderstaande link kunt u deze raadplegen via een publieke link in de Oracle Documents Cloud Services zelf. De toegangscode is “QuobellBlog”

– OracleDocs Documenten

Informatie over de in deze blog genoemde SkySync en Equinix is te vinden op hun respectievelijke websites:

SkySync website
Equinix website

Verder zal ikzelf regelmatig nieuwe artikelen over OracleDocs en andere Oracle PaaS Cloud Services op dit blog publiceren.

Advertenties
Tagged with: , , , , ,
Geplaatst in Oracle Documents
2 comments on “Overview Oracle Documents Cloud Service
  1. […] Dit opent direct een venster met de in de Oracle Documents opgeslagen metadata van het bestand inclusief toegangshistorie en versiehistorie, zie afbeelding. Deze functionaliteit is in een eerdere post besproken. Overview Oracle Documents Cloud Service. […]

    Like

  2. […] die de synchronisatie regelt tussen de Oracle Documents in de Cloud en de eigen desktop (zie Overview Oracle Documents Cloud Service) heeft een eigen specifieke helpondersteuning. Deze is op te roepen via het menu “help” en […]

    Like

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

SOA Community Blog

by Jürgen Kress

JonathanHult.com

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

Oracle Blogs | Oracle Digital Experience Platform Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

AMIS Oracle and Java Blog

Friends of Oracle and Java

Oracle Content and Experience Cloud Service Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

%d bloggers liken dit: