Delen met Oracle Documents Cloud Service

In mijn vorige post over de Oracle Documents Cloud Service (OracleDocs) heb ik al even de zogenaamde public links of in het Nederlands publieke koppelingen genoemd. Een volgens mij zeer krachtige en onderscheidende functionaliteit van OracleDocs en hieronder zal ik uitleggen waarom.

Samenwerken tussen gebruikers

OracleDocs wordt gelicenseerd/afgenomen op basis van aantal users. In de meeste gevallen zullen dit werknemers van de organisatie zijn die OracleDocs gaat gebruiken. Deze gebruikers krijgen de mogelijkheid om eigen mappen en documenten in de (Oracle) cloud op te slaan en deze via de verschillende interfaces (web, mobiel, desktop) te raadplegen, aan te vullen te organiseren etc. Werkdocumenten kunnen ze met hun lokale PC/laptop synchroniseren. Voor deze toepassingen zijn specifieke mobiele apps, desktopsoftware en een webinterface beschikbaar. Uiteraard werken deze medewerkers in één organisatie onderling samen. Daartoe kunnen zij mappen en bestanden gaan delen. Het is ook mogelijk een stap verder te gaan en (een deel van) de bedrijfsbestanden permanent in OracleDocs te bewaren. Hierbij kan een (deel van) de netwerkschijven inclusief filestructuur verplaatst of gekopieerd worden naar OracleDocs zodat deze voor de medewerkers overal toegankelijk worden.
Zoals in de vorige post op dit blog al uitgelegd is OracleDocs in deze een echte electronic fille share and synchronisation oplossing (EFSS).

Bij het delen van mappen naar gebruikers(groepen) toe is het mogelijk verschillende rechten toe te kennen van manager, bijdrager, downloader en lezer. Gebruikers met de rol lezer kunnen inderdaad alleen via de webbrowser of mobile app het bestand bekijken en het niet downloaden of synchroniseren naar de eigen PC. Dit is mogelijk doordat Oracle hiervoor de OutsideIn viewing technologie uit WebCenter Content gebruikt. Voor specifieke bestanden hoeft niet een bijhorende programma geopend te worden die vaak zelf toch de mogelijkheid biedt het document elders te bewaren.

OracleDocs Cloud

Samenwerken met derden

Naast deze onderlinge samenwerking biedt OracleDocs ook de mogelijkheid te delen met derden buiten de organisaties waarbij deze derden niet als gebruikers gelicenseerd hoeven te zijn. Uiteraard kan een gebruiker hiermee een file/document beschikbaar stellen op de manier van “WeTransfer”: Link, vervaldatum voor de link en een eventuele toegangscode:

OracleDocs Cloud

Na het aanmaken van de link kan de gebruiker direct vanuit OracleDocs een email sturen ofwel het linkadres kopiëren en in een zelf op te stellen email plakken. De eerste optie is vooral mobiel handig. In geval dat een toegangscode gebruikt wordt is het aan te raden deze in een aparte email of bijv per sms/whatsapp te versturen, voor extra zekerheid dat alleen de bedoelde ontvanger bij het document kan.

OracleDocs Cloud

Deze publiek koppelingen / public links zijn echter om een drietal functionaliteiten bijzonder krachtig:

1. Verschillende rollen voor ontvanger

Ook bij het delen via een publieke koppeling is het mogelijk de rechten voor de ontvanger in stellen van aflopend: Bijdrager, Downloader of Lezer.
‘Downloader’ is de normale meest bekende optie zoals we die van vele ander oplossingen en partijen kennen. De ontvanger krijgt een link waarmee het bestand opgehaald kan worden.
Ingeval van ‘Lezer’ krijgt de ontvanger wel het document te zien maar kan dit niet gekopieerd of gedownload worden door de ontvanger. Voor vertrouwelijke bedrijfsinformatie maar ook bijv. cursusmateriaal heeft dit zeker toegevoegde waarde. Niet alleen voor de zender maar ook voor de ontvanger die zich geen zorgen hoeft te maken dat hij een Non Disclosure schendt of daarvan beschuldigt kan worden als het document elders opduikt.
‘Bijdrager’ maakt juist het mogelijk voor een ontvanger wijzigingen aan te brengen in een document. Via dezelfde link als waarmee het bestand gedownload kan worden kan de ontvanger het aangepaste bestand uploaden OracleDocs zal bij een upload zelf een nieuwe versie aanmaken en biedt altijd de mogelijkheid terug te gaan naar een oude versie.

2. Delen van mappen

Overtreffende trap van het versturen van links om één specifiek document beschikbaar te stellen is dat het mogelijk is dit ook op het niveau van mappen kan, inclusief de supmappen die daar weer onder vallen. Hierdoor kunnen in een keer een groep documenten gedeeld worden. De ontvanger kan via de webbrowser in de interface van OracleDocs door de map en submappen navigeren, bestanden bekijken, downloaden en als via de link de rechten zijn toegekend ook aangepaste of nieuwe documenten uploaden en zelfs nieuwe mappen aanmaken.
Op deze manier kan daadwerkelijk bij projecten, opstellen contracten, leveringen etc. met partijen buiten de eigen organisatie worden samengewerkt en informatie gedeeld.

3. Inzicht in versie en gebruikshistorie

Eén van de voordelen van informatie aanbieden via het internet is dat de aanbieder inzicht kan krijgen in het gebruik. Vele marketing en webshops zijn hierop gebaseerd. OracleDocuments is niet anders.
Uiteraard is er de basis document informatie met de standaard metagegevens en de versiehistorie.

OracleDocs Cloud

OracleDocs Cloud

OracleDocs biedt echter ook toegangshistorie informatie, zie onderstaande afbeelding.

OracleDocs Cloud

Hiermee is te zien wie wanneer het document heeft bekeken en of gedownload. Daar is eveneens in opgenomen de toegang via publieke links. Door deze links ‘slim’ te benoemen en bijv. per organisatie met wie gedeeld wordt aparte links aan te maken is goed te traceren wanneer wie ergens naar gekeken heeft en daarop te acteren. In bovenstaande is een link met leesrechten aan Philip gezonden onder de naam ‘Philip Viewer’. Stel dat hij een prospect zou zijn, kan actie ondernomen worden zodra hij het document geopend heeft.

Samenvatting

De rijke functionaliteit rond publieke koppelingen maakt OracleDocs voor verschillende specifieke business cases een interessante optie, zoals voor commerciële opleidingsinstituten, medische zorgverleners, financiële dienstverleners, toezichthouders etc.. Omdat de functionaliteit “out of the box” beschikbaar is wordt deze ook toegankelijk voor kleinere spelers op de markt. Zij hebben veelal niet de middelen om hetzelfde via maatwerk te (laten) realiseren maar kunnen zo wel hun dienstverlening ook de door hen gewenste en noodzakelijke professionaliteit geven.

Verder lezen

Oracle bied op haar site cloud.oracle.com uitgebreide en up to date informatie over haar cloud services inclusief OracleDocs. Dit omvat whitepapers, datasheets, customer cases, youtubefilmpjes maar ook volledige gebruikershandleidingen en systeemdocumentatie bijv over de beschikbare API’s. Hieronder de link naar de betreffende pagina voor de Oracle Documents Cloud

Oracle Document Cloud Service website

Hieronder een kleine selectie van die documenten die snel overzicht bieden. Via onderstaande link kunt u deze raadplegen via een publieke link in de Oracle Documents Cloud Services zelf. De toegangscode is “QuobellBlog”

– OracleDocs Documenten

Verder zal ikzelf regelmatig nieuwe artikelen over OracleDocs en andere Oracle Cloud Services op dit blog publiceren.

Advertenties
Tagged with: , ,
Geplaatst in Oracle Documents
5 comments on “Delen met Oracle Documents Cloud Service
  1. […] één van mijn vorige posts op dit blog (Delen met Oracle Documents Cloud Service) heb ik de public links besproken. Door Oracle in het Nederlands vertaald naar  “publieke […]

    Like

  2. […] Hiermee wordt het ‘delen’ venster van Oracel Documents geopend dat de gebruiker in staat stelt direct het document met andere gebruikers van Oracle Documents te delen of – via publieke link – te delen met derden. Dit is voor samenwerking met derden een zeer handige optie. Na het bewerken kan de nieuwe versie direct gedeeld worden vanuit Word, Excell of Powerpoint Meer over het delen van bestanden binnen Oracle Documents is te lezen in één van mijn vorige posts Delen met Oracle Documents Cloud Service. […]

    Like

  3. […] delen met niet gebruikers van Oracle Documents. Meer over publieke links zie de eerder blog post  Delen met Oracle Documents Cloud Service Dit kunnen uiteraard ook gereserveerde documenten […]

    Like

  4. […] in een eerdere post Delen met Oracle Documents Cloud Service uitgelegd heeft Oracle Documents de mogelijkheid links naar documenten en/of bestanden te sturen […]

    Like

  5. […] documenten en mappen met derden te delen die niet als gebruikers zijn opgevoerd, zie eerdere blog Delen met Oracle Documents Cloud Service Voor mij is niet goed te beoordelen of publieke link überhaupt onder shared links meegeteld […]

    Like

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

SOA Community Blog

by Jürgen Kress

JonathanHult.com

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

Oracle Blogs | Oracle Digital Experience Platform Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

AMIS Oracle and Java Blog

Friends of Oracle and Java

Oracle Content and Experience Cloud Service Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

%d bloggers liken dit: