Reserveren van documenten in Oracle Documents Cloud Service

Holding Blank Score Cards

Sinds enige tijd kent de Oracle Documents de mogelijkheid om bestanden/documenten te reserveren. Dit is een belangrijke functionaliteit om te goed te kunnen samenwerken zodra mappen/folders en/of bestanden gedeeld worden. In principe is het een eenvoudig ‘straight forward’ te gebruiken functionaliteit maar het werkt op een specifieke manier en in het gebruik is het goed om daarvan bewust te zijn. In deze post volgt een gedetailleerde uitleg van de werking, de consequenties en enige tips voor het gebruik

Reserveren kan voor ieder type bestand plaatsvinden, voor het gemak wordt in het vervolg van deze post consequent over het reserveren van documenten gesproken

Het principe

Het principe van reserveren van een document is dat een gebruiker aan andere gebruikers aangeeft dat hij/zij het document wil bewerken. Het is echter geen absolute reservering: iedereen die ‘bijdrage rechten” heeft op dit document kan de reservering weer ongedaan maken. Degene die de oorspronkelijke reservering gemaakt heeft krijgt daar een notificatie van.

Dit is wezenlijk anders dan het “openen” van een document van bijv een filesysteem. Toepassingen zoals Word reserveren automatisch daarmee het document en andere gebruikers die het document willen openen krijgen de melding dat het bestand al  geopend is en of ze het voor alleen lezen willen openen. Het is goed om je te realiseren dat je in Oracle Documents geen documenten direct kan openen om te bewerken. Hoewel het via de Office integratie  bijna zo lijkt open je eigenlijk een gesynchroniseerd bestand dat op je eigen desktop staat.  Dit is vergelijkbaar met het openen op bijv een iPAD waarvoor ook eerste een download naar het mobiele apparaat plaatsvindt.  Oracle Documents weet niet dat een document bewerkt wordt en staat het derhalve toe dat ook een ander het document bekijkt, download en eventueel een gewijzigde versie opslaat. Op die manier zou iemand elkaars wijzigingen kunnen overschrijven, zij het dat Oracle Documents wel automatisch iedere versie opslaat.  Daarmee zijn ongewenst overschrijvingen terug te halen maar wenselijk is dat niet. Om die reden is het noodzakelijk als gebruiker bij gedeelde bestanden zelf aan te geven dat je een bestand wil gaan bewerken en derhalve reserveert. Gelukkig is dit een zeer eenvoudige handeling.

Hoe werkt het

In alle interfaces  van Oracle Documents is , zodra je het document activeert de mogelijkheid deze te reserveren. Activeren is mogelijk door de checkbox aan te vinken maar ook door de rij aan te klikken

 Reserveren1 

Hierna verschijnt de een slotje achter het document icoon en via de optie wissen reservering kan de reservering weer ongedaan gemaakt worden:

Reserveren2

Het is niet mogelijk meerdere items in één keer te reserveren of de reservering te wissen (mutliselect). Ook bij het uploaden van een nieuweversie van het document leidt automatisch tot het wissen van de openstaande reservering. Dit is alleen mogelijk voor degene die de reservering heeft gemaakt!

Het slotje is voor de eigen reservering geel, als een andeReserveren3r het document heeft gereserveerd is het slotje blauw. Bij mouse-over verschijnt de tekst met  daarin wie het document gereserveerd heeft.

Op het moment dat een andere gebruiker een nieuwe versie van het document wil uploaden lukt dat niet en volgt de volgende foutboodschap.

Reserveren4

Het wissen van de reservering is mogelijk maar wel met een waarschuwing dat degene die de reservering gemaakt heeft gewaarschuwd wordt per email.

Reserveren5Reserveren6
De in de boodschap genoemde notificatie per email is overigens afhankelijk van de persoonlijke instellingen van de gebruiker, is vooralsnog altijd engelstalig en ziet er uit zoals hier rechts getoond

 

Helaas gelden de bovengenoemde beperkingen en waarschuwingen niet voor Verplaatsen, hernoemen en zelfs verwijderen. Al die acties zijn zondermeer mogelijk waarbij wel de reservering in tact blijft: bij herstel van verwijderde item is ook een evt. reservering weer terug evenals alle vorige versies.

Publieke links

Via publieke link is het mogelijk mappen en documenten te delen met niet gebruikers van Oracle Documents. Meer over publieke links zie de eerder blog post  Delen met Oracle Documents Cloud Service Dit kunnen uiteraard ook gereserveerde documenten zijn.

Als een gebruiker via een publieke link rechten heeft om nieuwe versies te uploaden maar zo’n file is gereserveerd volgt een foutboodschap. De boodschap is dezelfde als eerder vermeld voor gewone gebruikers maar daarmee enigzins onduidelijk.

Reserveren7

De gebruiker heeft via een publieke link geen mogelijkheden de reservering te wissen. Contact opnemen met degene die de link gedeeld heeft is het enige wat het probleem kan oplossen.

 

Het is tevens mogelijk een hele map te delen en daarin kunnen natuurlijk gereserveerde documenten voorkomen. Via een publieke link met “bijdrage” rechten zijn reservering wel zichtbaar maar niet te verwijderen en evenmin is het mogelijk documenten voor bewerken te reserveren. Afgezien van uploaden (zie hieReserveren8rboven) is het helaas wel mogelijk dergelijk documenten te verplaatsen, te hernoemen en zelfs te verwijderen. De mouse-over op het slotje geeft aan dat het document gereserveerd is maar niet door wie. Een mislukte upload laat vervolgens wel de naam zien van de gebruikers die het geregistreerd heeft en ook dat is onbedoeld: Normaliter is via publieke links niet te zien wie een document aangepast, gewijzigd of gereserveerd heeft.

Desktop en Office integratie

In een eerdere post heb ik beschreven hoe de office integratie via de Sync manager op de desktop werkt MS Office en Oracle Documents.
ViaReserveren9 het radial menu Reserveren10maar ook via de verkenner. Belangrijk is te realiseren dat zodra via desktop of rechtstreeks in het officepakket het document gereserveerd wordt de synchronisatie stopt.

Na opslaan zal de versie in Oracle Documents achterlopen bij de gesynchroniseerde versie op de Desktop. Middels een melding waarschuwt OracleDocuments hiervoor:

Reserveren11
Zodra je de reservering wilt wissen volgt een nieuwe waarschuwing met een subtiele verschil tussen wissen van de reservering in het officepakket en wissen via de verkenner. Bij wissen in Office via radial menu volgt de boodschap:Reserveren12

Indien met Ja beantwoord zal het document worden opgeslagen en die versie geuploaded worden als nieuwe versie. Nee annuleert het wissen van het bestand.

Via de desktop krijg je de volgende boodschap:
Reserveren13Bij uploaden wordt de laatst opgeslagen versie de nieuwe versie in OracleDocuments. Mocht het document openstaan met nog niet opgeslagen wijzigingen worden die niet meegenomen maar pas als het document in het officepakket opgeslagen wordt.

Als je kiest voor Negeren wordt de versie van het moment van reservering als het ware teruggezet en gaan alle in de tussentijd op de desktop aangebrachte wijzigingen verloren. Als het document op dat moment geopend is leidt dat tot een synchornisatieprobleem omdat het bestandssyteem niet toestaat dat het bestand overschreven wordt vanuit OracleDocuments. Annuleren stop het wissen van de Reservering .

Een laatste aandachtspunt is dat het ook mogelijk is via een ander applicatie (browser of één van de mobiele apps) een document te reserveren of een reservering te wissen. Dit kan leiden tot synchronisatieproblemen op de desktop mocht het document op de desktop zijn aangepast én op het moment van reserveren of het wissen van de reservering de desktop niet aangesloten is aan het internet.
Zowel de syncmanager als de verkenner, als het radial menu toont zo’n synchronisatiefout door het oranje driehoek met uitroepteken.

Reserveren14Reserveren15
In de op te roepen message wordt uitgelegd hoe dit probleem is op te lossen. Belangrijk is het probleem inderdaad op te lossen omdat zolang het probleem bestaat er geen synchronisatie plaatsvindt. Ook bij het wissen van de reservering  door jezeflof door een andere gebruiker kan zo’n synchronisatieprobleem ontstaan:

Reserveren16

Verstandig is het om alleen op hetzelfde apparaat waar de wijzigingen worden aangebracht ook te reserveren en een reservering weer te wissen.

Het hierboven uitgelegd werking op de desktop en middels officeintegratie is in principe het zelfde bij de office365 integratie zoals die op iPad of Smartphone gebruikt kan worden. Over die office 365 integratie in een latere post op dit blog meer.

Tips bij het gebruik

Het reserveren van documenten is aan te raden zodra je met anderen actief samenwerkt om een document op te stellen om zo te voorkomen dat iedereen tegelijk hetzelfde document aanpast. In principe kan d\je door een bericht in “conversaties” aangeven waarom je een document hebt gereserveerd en met de mogelijkheid dat anderen daar weer op kunnen reageren. Voor kleine wijzigingen zoals minor correcties die snel uitgevoerd worden is reserveren al een wat zwaar middel.

Daarnaast kan reserveren ook voor jezelf handig zijn als je een langere tijd met een document bezig bent en tussentijds werkversies wilt opslaan zonder dat dat telkens nieuwe versies in  OracleDocuments worden. Doordat reseveren het synchronisatie proces tijdelijk stopt kan je een veelvoud aan eigen werkversies voorkomen. Wel moet je je bedenken dat je daarmee ook de automatische back-up in OracleDocuments uitgeschakeld is.

Samenvatting

Reserveren van documenten en bestanden lijkt een kleine feature maar is belangrijk om in gedeelde mappen en documenten goed te kunnen samenwerken. Het principe werkt anders als in het gewone filesysteem of de bij ontwikkelaars bekende concept van check out check in. Zodar een gebruiker er aan gewend is werkt het ecchter handig zeker in combinatie met de conversaties functionaliteit

Verder lezen en kijken

Oracle bied op haar site cloud.oracle.com uitgebreide en up to date informatie over haar cloud services inclusief OracleDocs. Dit omvat whitepapers, datasheets, customer cases, youtubefilmpjes maar ook volledige gebruikershandleidingen en systeemdocumentatie bijv over de beschikbare API’s. Hieronder de link naar een onderdeel daarvan: de helpcenter  voor de Oracle Documents Cloud die specifiek voor gebruikers is opgezet:

Oracle Document Cloud Service Helpcenter

Daarbinnen is een aparte sectie met korte fimpjes over alles aspecten van het gebruik:

– Instructievideo’s Oracle Documents Cloud Service

Advertenties
Tagged with: , , , ,
Geplaatst in Oracle Documents

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

SOA Community Blog

by Jürgen Kress

JonathanHult.com

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

Oracle Blogs | Oracle Digital Experience Platform Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

AMIS Oracle and Java Blog

Friends of Oracle and Java

Oracle Content and Experience Cloud Service Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

%d bloggers liken dit: