Viewing in Oracle Documents

 

viewing

Essentieel onderdeel van Oracle Documents als EFSS (Electronic File Share and Sync) oplossing is dat het de mogelijkheid biedt bestanden te bekijken via de verschillende interfaces. Hoewel in het gebruik niet direct opvalt is de technische uitwerking van het viewen of bekijken van bestanden verschillend van veel andere EFSS producten.

Oracle Documents heeft een ingebouwde conversietool die het bestand op de server – in de cloud –  omzet naar een voor mensen te bekijken en leesbaar formaat. Dit in tegenstelling tot oplossingen die vertrouwen op in de browser of desktop aanwezig viewing software/plug-in’s. In deze blogpost wordt dit rendition mechanisme uitgelegd en de consequentie, voor-  en nadelen die dit heeft in het gebruik.

Gebruik van de viewing functionaliteit

Het bekijken van bestanden en documenten in Oracle Documents is zo eenvoudig dat dit nauwlijks enige uitleg nodig heeft.

Browser

In de browserinterface volstaat het dubbelklikken op de bestandnaam.Viewing2Een ander optie is het bestand te activeren en vervolgens op het menu “bekijken” bovenaan te klikken. Het bestand wordt geactiveerd in de leesmodus op de eerste pagina.Viewing1

Links verticaal zijn preview thumbnails te zien van de volgende pagina’s inclusief een scrollbar om snel naar een volgend deel in het document te navigeren. De in het leesgedeelte getoonde pagina is blauwomkaderd. Ook op de pagina zelf is een scrollbar waarmee door het document gescrolled kan worden.

Als rechts het extra info panel geopend wordt is onder de “Eigenschappen” en “Leden”  Viewing3informatie een view carrousel zichtbaar waarmee snel in viewing modus via pijltjes recht en links genavigeerd kan worden naar andere documenten in dezelfde map.
Van die documenten wordt telkens de eerste pagina in preview thumbnail formaat weergegeven.

Deze preview thumbnails zijn dezelfde als bij het bekijken van een map de items niet als lijst maar in rastermodus getoond worden. Dit is via een button rechtsboven te toggelen, en overeenkomstig met een soortgelijke mogelijkheid zoals de windows verkenner in deze biedt (zij het dat die nu zelfs 6 verschillende weergave opties biedt).
Viewing5

Mobiele apparaten

Op zowel smartphone als iPad is de werking niet veel anders als in de browser.
Viewing6De preview thumbnails van de pagina’s zijn alleen niet links maar onderaan het scherm te zien. Er kan door het document gebladerd worden door het swipen of door met de vinger een tumbnail van een ander pagina te selecteren.

 

 

Ondersteunde formaten

Oracle Documents ondersteunt vele formaten out of the box, hier
een overzicht van de huidige status (februari 2016):
Viewing7

In de Oracle Documents Cloud Service Documentatie Supported Browsers, Devices, and Formats is een volledige en actuele lijst opgenomen.

Bestanden in dit formaat zijn leesbaar mits de bestandsextensie van het bestand bij het uploaden of via de Desktop Sync Manager gesynchroniseerd ook conform het eigenlijke formaat is.  Oracle Documents analyseert niet zelf het bestand om het formaat te achterhalen maar gaat uit van de bij het bestand horende bestandsextensie.

N.B. Bij het aanpassen van de naam staat Oracle Documents ook niet toe dat de bestandsextensie wordt aangepast!

Video

Ook videobestanden kunnen direct afgespeeld worden. Dit werkt op dit moment alleen voor browsers die html5 video formaat ondersteunen: voor mobiele apparaten of ander video formaten, dient de gebruiker eerst het bestand te donwloaden en vervolgens middels eigen software buiten Oracle Documents Cloud Service om af te Viewing8 spelen.

De nu native ondersteunde formaten zijn hier rechts aangeg
even.  In de regel betekent dit dat MP4 de meest veilige keuze is. Oracle geeft verder aan dat de functionaliteit van direct afspelen goed werkt tot bestandsgroottes tot 10 MB.

Al met al is de conclusie op dit moment dat video beperkt ondersteund wordt en Oracle Documents nog niet echt geschikt is als videosharing collaboratie tool.

 

Server Rendition

Voor wie wel eens een Word Document  in bijv notepad heeft geopend weet dat de gepresenteerde tekst en opmaak niet als zodanig is opgeslagen. Het document bevat allerlei opmaakcodes op basis waarvan Word hier een leesbaar document van maakt. Hetzelfde vindt plaats bij een browser die html pagina opmaakt of een emailclient programma dat een email formateert.

Oracle Documents is gebaseerd op WebCenter Content dat de insideout technolgie gebruikt om bestanden te converteren naar een leesbaar formaat. Binnen WebCenter Content is dit de zogenaamde Refeniry. Dit onderdeel was al aanwezig in het door Oracle gekochte product Stellent. Dit mechanisme zorgt er binnen WebCenter content ook voor dat documenten automatsiche geconverteerd worden naar een formaat waarvan de leesbaarheid langdurig gegarandeerd kan worden. Voor lang te bewaren documenten een essentiele requirement als het orginele pakket waarmee het bestand wordt aangemaakt niet meer beschikbaar zou zijn. Uiteeraard gebruikt WebCenter Content  deze technologie ook om ene leesbare versie te kunnen presenteren. Oracle heeft zich gecommiteerd om voor WebCenter Contente gebruikers deze technologie up to date gehouden en daarvoor telkens uitgebreid met nieuwe opkomende of aangepaste formaten.

In de WebCenter Contetnt documentatie, eveneens publieke toegankelijk is meer met uitleg over  de Inbound Refeniry en de ondersteunde bestandsformaten File Formats Converted by Outside In Technology  Logischerwijs komt deze lijst overeen met de hierboven gepresenteerde opsomming.

Gevolgen van Server Rendition

Het al in de cloud omzetten naar een leesbaar formaar heeft een aantal voor- en nadelen, voor Oracle zelf en voor de gebruikers van Oracle Documents

  1. Er is geen clientsoftware op de desktop, browser of mobiele app nodig om het bestand te lezen. Via alle apparaten is het direct en op dezelfde wijze getoond en leesbaar.
  2. Het bestand zelf hoeft niet volledig gedownload te worden om vervolgens ‘lokaal’ omgezet te worden naar een leesbaar formaat. Oracle’s Document downloadt alleen de thumbnailpreviews en pageviews en toont die direct zodra deze beschikbaar zijn. Pas bij het doorbladeren worden de volgende pagina’s opgehaald.
  3. Er vindt geen ‘naitve’ formatting plaats door het oorspronkelijke softwarepakket en hierdoor kan de formatting daar ook van afwijken. In sommige gevallen kan dit hinderlijk zijn. Voor Excel bestanden geldt dat het verstandig is om in excel een printvoorbeeld te maken. Dat voorbeeld kan vaak ook sterk afwijken van het in Excel op het scherm getoonde bestand. Door dit te optimaliseren zal ook de weergave In Oracle Documents verbeteren.
  4. In een document in een pagina opgenomen links worden bij omzetting naar een page view niet meegenomen. Verwijzingen middels hyperlinks in een Word of Powerpoint zullen in de viewing modus derhalve niet werken. Hetzelfde geldt voor embedded inhoud of (in Powerpoint) voor opgenomen animaties.
  5. Sinds de laatste release van Oracle Documents (versie 1.16) is het in het kader van conversatie annotaties aan documenten toe te voegen, zie post Conversaties en Annotaties Deze annotaties zijn geen onderdeel van het document zelf maar gekoppeld aan de pageviews. Voordeel is dat annotaties mogelijk zijn op alle bestanden die viewbaar zijn, nadeel is dat bij het uploaden van een nieuwe versie van het bestand de annotatie niet wordt meegenomen, deze blijft gekoppeld aan (de pageview van) de oude versie.

Naast deze directe gevolgen in het gebruik biedt de serveromzetting nog een belangrijk voordeel dat hieronder wordt uitgelegd.

Voordeel integratie

Oracle Documents Cloud Service kent een zeer utigebreide set aan REST API’s waarmee vanuit applicaties en sites functionaliteiten van deze service gebruikt kunnen worden. Oracle hanteert als uitgangspunt dat alles wat middels de meegeleverde interfaces mogelijk is ook via REST Api’s programmatisch is uit te voeren.  De interne architectuur is zelfs  dat alle eigen programma’s, apps etc. ook deze REST APi’s  gebruiken in de communicatie met Oracle Documents Cloud Service.

Deze REST API’s zijn publiek gepubliceerd te vinden in de documentatie Oracle Documents Cloud Service REST API Reference
Onder File Resource zijn daar opgenomen de beschrijving en werking van de REST API calls die met de rendition en viewing te maken hebben:
Viewing9

Zonder de technische werking van deze calls  hier uit te leggen wil ik hier wel ingaan op de functionele mogelijkheden:

Middels deze calls kan een applicatie gebruik maken van specifieke viewing functionaliteit die Oracle Documents biedt. In een back-offfice applicatie of portaal website kan (een specifieke pagina van) een bestand getoond worden of de tumbnail door deze REST API aan te roepen.
Embedden van de browser user interface is ook een mogelijkheid maar het rechtsteeks aanropen vanuit een portaal biedt de ultieme optie de integratie geheel naar eigen inzicht in te richten aangepast aan een specifike bedijrfshuisstijl, een bepaalde usecase of extra aanvullende security eisen.

Ook kan een organisatie zo een geheel eigen mobiele app maken met bijv extra beveiliging of koppelingen met eigen backend systemen. De mogelijkheden zijn zeer uiteenlopend en zeer onderscheidend ten opzichte van de concurrenten van Oracle Documents Cloud Service.

Voorbeeld: Oracle Presenter

Oracle zelf heeft als voorbeeld de Oracle Documents Preseneter App voor de iPad gemaakt. Deze App maakt het mogelijk om  ofline te werken door een gehele map en alle onderliggende map & bestanden te downloaden naar de iPad. Hieraan kan een aantrekkelijke opmaak gekoppeld worden met achtergrond plaatjes e.d. maar de essentie is dat van alle bestanden de pageviews downloaded worden, niet de oorspronkelijke bestanden. Nadeel is natuurlijk dat nieuwere versies allen bij een verversing gesynchroniseerd worden en op dat moment worden van alle bestanden opnieuw de pageviews gedownloaded hetgeen even in beslag kan nemen.

De weergave en grote gebruikersvrindelijkheid van deze aantrekkelijke App wegen daar zeker tegenop in bedrijfssituaties dat het navigeren door en lezen van documenten belangrijk is ook op plaatsen waar geen of slechte internetverbinding voorhanden is.

Meer info over de mogelijkheden in onderstaande filmpje:

Advertenties
Tagged with: , , ,
Geplaatst in Oracle Documents, Oracle WebCenter Content

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

SOA Community Blog

by Jürgen Kress

JonathanHult.com

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

Oracle Blogs | Oracle Digital Experience Platform Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

AMIS Oracle and Java Blog

Friends of Oracle and Java

Oracle Content and Experience Cloud Service Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

%d bloggers liken dit: