Oracle Documents Outlook Integratie

OutlookDocs15

In een eerdere post op dit blog is beschreven welke integratie er is tussen Micorsoft© Office en Oracle Documents MS Office en Oracle Documents.

Sinds de laatste upgrade van Oracle Documents van juni 2016 is er nu ook een specifieke integratie met de emailcliënt uit de Office familie: Outlook. De belangrijkste achtergrond en reden is het voorkomen van attachments.  Er zijn twee belangrijke nadelen aan attachments.

  1. Versiebeheer: iedere attachment is in de kern een kopieer actie. Na het verzenden van de email heeft zowel de verzender als de ontvanger(s) een kopie van het document met dezelfde naam.  De ontvanger kan de email weer forwarden waarna nog meer kopieën ontstaan. Zodra iemand het document gaat bewerken ontstaan er varianten en versiebeheer probleem die alleen met veel discipline te reguleren zijn.
  2. Vertrouwelijkheid: slechts weinigen versleutelen bestanden alvorens deze via email te versturen. Onderweg naar de ontvangers passeert de email vele internet knooppunten waarbij er geen enkele garantie is dat dit binnen de landsgrenzen blijft. Routering op het internet is niet gebaseerd op de kortste weeg maar op beschikbaarheid van mailservers. Dit is voor gevoelige informatie in principe onveilig. Daarnaast staat het attachment bij de verzonden en inbox email client vaak op de PC/laptop van verzender resp. ontvanger en niet in de beveiligde eigen server omgeving. Datalekken kunnen zo gemakkelijk ontstaan.

Bovengenoemde problemen zijn niet nieuwe en met bestaande hulpmiddelen is het nu al mogelijk links te sturen i.p.v kopieën van bestanden. De gebruiker houdt echter vast aan de ingesleten gewoonte van attachement ook omdat dit zo gemakkelijk is.

Om djuist die laatste reden heeft Oracle in de juni release van Oracle Documents een Outlook add-in geïntroduceerd waarmee het al bestaande link mechanisme gebruikt wordt om het voor de gebruiker zo gemakkelijk mogelijk te maken attachments van Orcle Documents bestanden te vervangen door links.

Deze post legt uit hoe eenvoudig. Daarvoor volgt eerst een korte recap van het linkmechanisme en de huidige office integratie zoals ook in de eerdere blog posten hier uitvoeriger beschreven is: Delen met Oracle Documents Cloud Service & MS Office en Oracle Documents
NB in de junirelease is ook de UI onderhanden genomen, bovengenoemde posten tonen nog de oude interface.

 

Links in Oracle Documents

Oracle Documents kent de mogelijkheid om links naar folder en bestanden te definiëren

OutlookDocs0

OutlookDocs1

 

Na het aanmaken van de link kan de gebruiker ervoor kiezen om de link direct vanuit de Oracle cloud te mailen.

Deze optie is handig als de gebruikerOutlookDocs2 niet zelf zijn eigen emailclient te beschikking heeft op de plek waar hij via een browser internet benaderd. Uiteraard komt zon verstuurde email niet in de eigen sent  items/verzonden email terecht. Om toch die email te bewaren OutlookDocs3is het nodig ook jezelf als geadresseerde op te nemen (bcc is niet mogelijk). De ontvanger krijgt een email vanaf een no-reply emailadres van Oracle Documents.

 

Vooral vanwege die laatstebeperking was het “best practice” om het linkadres te kopieren en dat in een eigen email te plakken. Dit is echter nu niet meer nodig.

Integratie Desktop en Office

Oracle Documents kent een desktop software waarmee de synchronisatie van bestanden en mappen tussen de Oracle Documents Cloud opslag en de lokale desktop geregeld wordt. Hierdoor worden op de desktop de bestanden en mappen uit Oracle Documents zichtbaar in de Windows verkenner.

Via de verkenner kan een gebruiker direct de eigenschappen van Oracle Documents raadplegen ook direct aangemaakte links kopieren of nieuwe links aanmaken. Hetzelfde geldt binnen de office pakketten via het radialmenu dat onderdeel van de office integratie is

Deze eigenschappen zijn ook raadpleegbaar via het menu in de officeaplicatie (word, excel of powerpoint):


Ook via deze manier kan een gebruiker derhalve een link aanmaken en het document te delen door de link te kopieren naar een emailbericht

 

Outlook Plugin

Sinds recent is nu een echte outlook plug-in onderdeel van de desktop software van Oracle Documents. Deze regelt dat een gebruiker bij het opstellen van een email direct de optie heeft een link naar een document in te voegen:


Nadat op deze manier het document geselecteerd en ingevoegd verschijnt een hyperlink in het email bericht en is achter de schermen een publieke link aangemaakt.

 

De link heeft een automatische gegenereerde naam gekregen waarin het tijdstip van aanmaken is opgenomen. Zodra deze door de ontvanger gebrOutlookDocs13uikt wordt om het document te previewen of te downloaden wordt dit zichtbaar in de access history /toegansghistorie van Oracle Documents via deze gegenereerde naam

Een aldus aangemaakt link kan een gebruiker overigens bewerken, een andere naam geven en desgewenst van andere eigenschappen voorzien.

In deze eerste versie van de Outlook plugin is het nog niet mogelijk bestaande  link te kiezen als blijkt dat voor het dccument al een link is gedefinieerd. Evenmin  is het mogelijk de gegeneerde naam aan te passen of direct eigenschappen zoals een vervaldatum of toegangscode toe te voegen.

Conclusie

Het gemak van de huidige oplossing is zeer groot en zou voldoende moeten zijn om gebruikers over te halen. Uiteraard is er nog wel wat te wensen over.  Als eerste is te noemen de optie van een tussenscherm om zelf de naam aan te  passen en vooral een toegangscode op te kunnen geven.

Verder is het in de mobiel apps  mogelijk bij een document  direct de emailclient te activeren  en (een link naar) het document te sturen. Het zou mooi zijn als dat ook voor bestanden in de gesynchroniseerde OracleDocuments mappen zou gelden.

Al met al is het echter een zeer waardevolle toevoeging. Het geeft opnieuw blijk van het commitment van Oracle om Oracle Documents en Windows & Office producten 100% te integreren en het voor gebruikers daarvan zo transparant mogelijk te houden.

 

Advertenties
Tagged with: , , ,
Geplaatst in Oracle Documents

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

SOA Community Blog

by Jürgen Kress

JonathanHult.com

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

Oracle Blogs | Oracle Digital Experience Platform Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

AMIS Oracle and Java Blog

Friends of Oracle and Java

Oracle Content and Experience Cloud Service Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

%d bloggers liken dit: