Gebruiksmonitoring binnen Oracle Documents

Analytics
Oracle Documents Cloud Service is een veilige, professionele en gebruikersvriendelijke oplossing voor het intern/extern delen van bestanden. In combinatie met meegeleverde Oracle Social Network vereenvoudigt dit in belangrijke mate  de onderlinge samenwerking rond documenten.

Bij een dergelijke professionele oplossing hoort ook de mogelijkheid het gebruik van de service te kunnen monitoren. Tot nu toe was dit beperkt tot een zeer generieke niveau waarbij een beperkt aantal totalen voor de gehele services gevolgd konden worden.

Met de juni 2016 release van Oracle Documents (16.3.1) heeft Oracle een forse inhaalslag gemaakt waardoor het van de achterhoede van EFSS aanbieders opeens in de voorhoede is belandt. Deze blog post geeft een overzicht van de vele en gedetailleerde analyse mogelijkheden die Oracle Documents nu standaard “out of the box” levert.

Analytics in Oracle Documents Cloud Service

De mogelijkheid het gebruik tot in detail te monitoren heet “Analytics”. Deze analytics functie is alleen beschikbaar voor gebruikers die de rol Documents Administrator hebben. Deze functie activeert een gebruiker via het pulldown menu onder de naam.

Analytics1

Vervolgens wordt als eerst het dashboard zichtbaar. Via een keuze menu kan naar detailinformatie genavigeerd worden onderverdeeld in de volgende categorieën:

  • Algemene statistieken
  • Gebruikspatronen
  • Toepassing

Analytics2

Hieronder volgt een toelichting per onderdeel

Dashboard

Het eerste dat op valt is dat de informatie grafisch aantrekkelijk wordt weergegeven.

Analytics3

Oracle heeft hier gebruik gemaakt haar eigen componenten die ook in de BI Cloud Services zijn terug te vinden. De analytics functionaliteit is een onderdeel van Oracle Social Network, wat in de URl van de interne links is terug te zien is.

Analytics5

Oracle hanteert op het dashboard en overigens ook voor de detailinformatie het principe “keep it stupid simple”. Geen ingewikkelde samengestelde grafieken waarin meerdere kencijfers getoond worden maar veelal één grafiek per kencijfer. Verder zijn er ook geen ingewikkelde logaritmische schalen etc. Op die manier is alle informatie direct te begrijpen en eenduidig te interpreteren. DE grafieken hebben Analytics4allen de mogelijkheid om de onderliggende data te downloaden. In dat geval wordt een CSV file aangemaakt dat eenvoudig in Excel is te importeren.

Een ander belangrijke eigenschap van dashboard en detailschermen is dat deze responsive zijn zoals de gehele vernieuwde User Interface. Dit maakt het
mogelijk deze statistieken ook te bekijken op tablet of smartphone. Dit is dan geen functie van de native app maar te raadplegen via de browser op deze mobiele apparaten. De afbeelding hiernaast is dezelfde informatie als eerder hierboven getoond 

Op het dashboard zijn de volgende kencijfers terug te vinden;

  • Dagelijks actieve gebruikers
  • Totaal aantal bestanden
  • Totaal aantal gesprekken
  • Totaal aantal berichten
  • Dagelijks gem aantal gebruikers (voortschrijdend gemiddelde)
  • Dagelijks nieuwe gesprekken
  • Login’s per soort device (desktop, tablet, browser)
  • Gebruikers per land
    Nb sinds de laatste update is het eveneens mogelijk een uitgebreid profiel weer te geven en daar kan iedere gebruiker zelf zijn land invoeren. Hierover later meer.

De kencijfers op het dashboard zijn een keuze uit de grafieken die op de detailschermen zijn terug te vinden. Op dit moment is het nog niet mogelijk een eigen selectie te maken voor het dashboard.

Algemene statistieken

Onder algemene statistieken geeft Oracle aan de aantallen van de verschillende in Oracle Documents voorkomende objecten in vele gevallen over de tijd uitgezet.

Per object worden weer meerdere grafieken weergegeven. Hieronder een voorbeeld voor de categorie “bestanden/files”.

Analytics7

Zoals in dit overzicht te zien heeft de onderste grafiek de mogelijkheid de periode aan te passen. Default is de laatste 30 dagen, in de dropdown box kan een eerdere maand gekozen worden. Het is (nog) niet mogelijk de schaal van de grafiek aan te passen en bijv. de laatste half jaar weer te geven.

In het menu links  is te zien van welke objecten Oracle grafieken kan tonen. De eerste drie, users, filse en shared links zijn typische documentsharing objecten. De volgende objecten te weten conversaties, één op één’s, berichten, vlaggen, favorieten, likes en hashtags zijn typische onderdelen uit Oracle Social Network dat inmiddels toegevoegd is aan Oracle Documents zie eerdere post Conversaties & Annotaties in Oracle Documents Cloud Service. Deze categorieën zijn alleen relevant indien de OSN functionaliteit ook daadwerkelijk gebruikt wordt.

Binnen iedere categorie zijn weer meerdere grafieken zichtbaar, het gaat te ver om per categorie deze hier te noemen. Over twee categorieën nog een aanvullende opmerkingen aangezien die mogelijk tot verwarring leidt:

  • Favorieten als object betekent niet de bestanden en mappen die favoriet gemaakt zijn om snel naar toe te navigeren, maar favoriet gemaakt gesprekken om die gemakkelijker te kunnen volgen.
  • Shared links zijn op dit moment nog niet uitgesplitst naar links naar medegebruikers en de zogenaamde publieke links om documenten en mappen met derden te delen die niet als gebruikers zijn opgevoerd, zie eerdere blog Delen met Oracle Documents Cloud Service
    Voor mij is niet goed te beoordelen of publieke link überhaupt onder shared links meegeteld worden..Analytics6

 Gebruikspatronen

Met gebruikspatronen bedoelt Oracle het gebruik van de verschillende in Oracle Documents voorkomende objecten ook weer veelal in de tijd uitgezet.

Vind je  onder algemene statistieken het totaal aantal gebruikers, hier zie je ok het aantal actieve gebruikers, hoe vaak ze actief zijn, wat ze doen etc. etc. Zie als voorbeeld nevenstaande plaatje

De categorieën zijn weer gelijk als bij de algemene statistieken en ook hier kan weer bij sommige grafieken gekozen worden voor een andere tijdsperiode als de default laatste 30 dagen.

In de gebruikspatronen is het aantal grafieken per object nog weer groter als bij de algemene statistieken en bijna letterlijk te veel om hier op te noemen.

Hier rechts is een voorbeeld van de vele grafieken die getoond worden in dit geval zijn het de grafieken in de categorie “gebruikers. Aan de scrollbar is te zien dat er nog meer beschikbaar is als hier getoond wordt

 

 

 

 

 

 

Toepassing

Toepassing is de laatste groep van analysemogelijkheden die Oracle biedt. Hieronder verstaat Oracle vooral de mate van gebruik van Oracle Documents Cloud Service. De wijze van gebruik is veelal weergegeven in gebruikspatronen.

Analytics8

Weergegeven wordt:

  • het verloop van het aantal actieve gebruikers,
  • het ‘’churn”percentage, d.w.z. het aantal gebruikers dat stopt met het gebruik over de tijd
  • het gemiddeld aantal opeenvolgende maanden dat het gebruikt wordt, ook weer uitgezet over de afgelopen periode
  • een grafiek met de top-users wat betreft login en een aantal Oracle Social Network functionaliteiten. Door op een bepaalde categorie te klikken wordt lijst gesorteerde op die categorie. Dit  is de enige categorie waarbij gebruikers op naam getoond worden
    Zoals uit de categorien blijkt is deze lijst één op één overgenomen uit Oracle Social Network. Voor document sharing belangrijk caterogien zoals aantal bestanden, downloads etc zijn niet  opgenomen.

Deze groep stelt een beheerder in staat om te zien of het product daadwerkelijk aanslaat of dat er sprake is van teruglopende gebruik. Op dat moment zou een organisatie intern kunnen evalueren en achterhalen wat de reden van het teruglopend gebruik is en desgewenst problemen in het gebruik oplossen, bijv. door extra training/uitleg.

Conclusie & Wishlist

Oracle heeft een flinke inhaalslag gemaakt met de nu opgeleverde analyse functionaliteit. Het ziet er niet alleen fancy uit maar stelt beheerders ook daadwerkelijk in staat het gebruik te monitoren en waar nodig bij te sturen. Dergelijke functionaliteit is ook een essentieel onderdeel van de veilige, gebruikersvriendelijke én professionele bedrijfsoplossing waar organisaties naar op zoek zijn. Oracle heeft slim gebruik gemaakt van elders in de organisatie aanwezige kennis, ervaring & componenten. Daardoor neemt heeft ze een voorsprong genomen op vele concurrenten, in het bijzonder niche spelers, die dergelijke functionaliteit vanaf de grond moeten ontwikkelen.

Zoals vaak bij de oplevering van een nieuw gebied aan functionaliteit zeker bij analytics roept dit ook directe nieuwe wensen op. Hieronder een opsomming van de punten zoals ik die als logisch vervolg zou zien:.

  1. Informatie over shared links uitsplitsen naar links voor medegebruikers en publiek links. Vooral publieke links kunnen een risico zijn voor het lekken van documenten en de mogelijkheid dit specifieke te kunnen monitoren zou een welkome aanvulling zijn
  2. De weergegeven grafieken op het dashboard is nu door oracle bepaald en een beheerde kan daar niet op ingrijpen. Het ligt voor de hand dat beheerders inde toekomst zelf hun dashboard kunnen inregelen
  3. Voor sommige grafieken waarbij data over de tijd wordt weergeven is het mogelijk een andere periode te kiezen. Logisch zou zijn dat dit voor alle grafieken kan én dat de tijdschaal aangepast kan worden (week/maand jaar). Idealiter zou een gebruiker zo’n instelling in één keer voor alle grafieken door moeten kunnen voeren.
  4. Nu is het mogelijk per grafiek de data te downloaden, mooi zou zijn als alle data ook in één keer te downloaden zouden zijn. Nog mooier zou zijn als een directe koppeling met Oracle DataVisualisation Cloud Service tot stand zou komen om in die omgeving de data verder te kunnen analyseren ook in onderling verband te brengen.
  5. De getoonde grafieken spreken in principe voor zichzelf maar niet altijd is exact duidelijk wat precies geteld wordt. Enige documentatie met uitleg per grafiek en verantwoording van de cijfers zou behulpzaam zijn

Bovenstaand punten zijn een wishlist die niets afdoet aan het nut, bruikbaarheid en gebruikersvriendelijkheid van de nu beschikbaar functionaliteit Oracle heeft een bewonderenswaardige prestatie geleverd om de analytics in de huidige vorm op te kunnen leveren.

Het is in lijn met de belofte van Oracle om zeer regelmatig met grote productverbeteringen te komen én opnieuw het bewijs van het commitment van Oracle aan het uitbouwen van hun Cloud portfolio in de breedte en de diepte.  Bestaande klanten zullen aangenaam verrast zijn en organisatie die overwegen een professionele EFSS oplossing in te zetten hebben een extra reden om voor Oracle te kiezen.

Advertenties
Tagged with: , , ,
Geplaatst in Oracle Documents

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

SOA Community Blog

by Jürgen Kress

JonathanHult.com

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

Oracle Blogs | Oracle Digital Experience Platform Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

AMIS Oracle and Java Blog

Friends of Oracle and Java

Oracle Content and Experience Cloud Service Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

%d bloggers liken dit: