Zoeken met Oracle Documents

zoeken0Oracle Documents Cloud Service is een veilige, professionele en gebruikersvriendelijke oplossing voor het intern/extern delen van informatie en deze te structureren. Ondanks dat zal niet altijd direct het juiste document te vinden zijn en is het nodig een zoekopdracht uit te voeren. Oracle Documents biedt uiteraard zo’n zoekmogelijkheden en deze functionaliteit lijkt geen verder uitleg benodigd te hebben. Echter, de Oracle zoekmogelijkheid heeft een bepaalde werking en opties die niet direct zichzelf wijzen en het zoeken een stuk effectiever kunnen maken waardoor sneller het juiste document gevonden kan worden. Deze blog post laat zien hoe het zoeken werkt en hoe dit slim te gebruiken is.

Zoeken 

De basis van het zoeken is herkenbaar. Een tekst box die we kennen uit Google maar die ook voorkomt in bijvoorbeeld de Windows verkenner. Hierin kan je een tekst invoeren en vervolgens de zoekopdracht starten het vergrootglas te activeren (via muis maar ook via de <tab> en <enter>). Vervolgens toont Oracle de gevonden bestanden, zie afbeelding

zoeken1

Werking van zoeken

 Bovenstaande afbeelding toont direct iets over de werking van het zoeken:

Zoeken op bestandsnaam, eigenschappen én inhoud

Oracle Documents zoekt op bestanden waarbij de ingegeven zoekterm onderdeel is van de naam, of voorkomt in de inhoud van het document. Deze laatste optie werkt voor de office producten maar ook voor pdf bestanden. Tevens wordt gezocht in de eigenschappen zoals de lange omschrijving maar ook in eventueel zelf aangemaakte metadata (zie een post binnenkort op dit blog).

Markeren van zoekterm

Als de term in de bestandsnaam voorkomt wordt deze in de resultatenlijst gemarkeerd. N.B. De gezochte term wordt niet gemarkeerd in de preview van een gevonden document!

Directe indexering

Oracle zoekt op basis van indexen. Zodra een gebruiker een nieuw bestand toegevoegt of een bestaand bestand aanpast, werkt Oracle Documents de indexen bij. Dit kan enige minuten in beslag nemen waardoor een nieuw of aangepast document niet altijd direct gevonden wordt. In dit voorbeeld is ook de Word variant van deze blogpost gevonden, te zien is dat deze 29 minuten gelden voor het laatst bewerkt is.

Zoekterm

Oracle Documents zoekt alleen naar bestanden waar de gehele zoekterm als los woord in voorkomt. Dit heeft te maken met bovenstaande indexering maar betekent dat de zoekterm Presentatie geen documenten oplevert waarin alleen het woord Presentaties in meervoud voorkomt.

Alles zoeken

In de eerste afbeelding is al te zien dat als ‘hint’ in de zoekbox “alles zoeken” heeft staan en dat is precies wat Oracle Documents doet. Niet alleen wordt gezocht op alle mogelijke onderdelen van een bestand (zie hierboven), maar op alle objecten die in Oracle Documents voorkomen en derhalve inclusief de Oracle Social Network onderdelen: personen, conversaties, messages, etc. In deze post wordt hier verder niet op in gegaan binnen kort verschijnt over de OSN functionaliteit een aparte post.

zoeken2

Na het filteren toont Oracle Documents het aantal gevonden documenten voor zover dat op het scherm past. Door omlaag te scrollen wordt de volgende set opgehaald totdat uiteindelijk er geen resultaten meer getoond worden.

Als een filter van toepassing is kan een nieuwe zoekopdracht gegeven worden in die modus waarbij zowel categorie als sortering zie hieronder vastgehouden wordt.

Sortering van zoekresultaten

zoeken3

Als default geeft Oracle Documents de resultaten weer gesorteerd op datum bijgewerkt met te beginnen met de recente bijgewerkte bestand. NB. Bijwerken in deze is ook het creëren van een publieke link hoewel dat niet getoond wordt in de opmerking onder het bestand, dit is een bekend en gemeld probleem.

 

Na het filteren zoals hierboven beschreven kan de sortering aangepast worden. Op dit moment zijn de andere mogelijkheden op naam en op grootte.

 Zoeken van folders

Bij het zoeken worden ook folders meegenomen: dit is geen aparte categorie, deze worden getoond tussen de gevonden documenten

Samengesteld zoeken

Vergelijkbaar met Google kent Oracle de mogelijkheid om in de zoekbox een samengestelde zoekoptie in te geven waardoor exacter gezocht kan worden. Deze mogelijkheden gedocumenteerd maar niet eenvoudig te vinden in de directe help en daardoor ook alleen beschikbaar in het Engels:

Using Oracle Documents Cloud Service: How do I search files, people, and conversations?

Hier zijn handige zoektips te vinden dit ik hier kort samenvat:

  1. Zoeken is hoofdletter ongevoelig: cloud levert de zelfde resultaten op als CLOUD of als Cloud 
  2. Als je zoekt op twee zoektermen toont Oracle Documents alleen bestanden waarin beide zoektermen voorkomen:  AND of and opnemen tussen de zoektermen geeft hetzelfde resultaat
  3. Als je twee zoektermen scheidt door een komma toont Oracle Documents alle bestanden waarin een van beide (of beide) zoektermen voorkomen. OR of or opnemen tussen de zoektermen geeft hetzelfde resultaat
  4. Als je twee zoektermen scheidt door een min teken “-“ toont Oracle Documents alleen bestanden waarin wel de eerste maar niet de tweede zoekterm voorkomt. NOT of not opnemen tussen de zoektermen geeft hetzelfde resultaat.
  5. De drie bovenstaande opties zijn ook weer te combineren indien je meer dan twee zoektermen gebruikt. Net als bij gewone rekensommen worden de verschillende opties in volgorde afgewerkt. NOT gaat voor OR gaat voor AND. Gelukkig is het mogelijk haakjes te gebruiken om een bepaalde volgorde af te dwingen en bij dergelijk samengestelde zoekopdrachten is het aan te bevelen die altijd te gebruiken om vergissingen te voorkomen.
  6. Als je op een samengestelde term wilt zoeken waarbij de worden door spaties gescheiden zijn kan je dubbele quotes gebruiken. Zoeken op “Oracle Documents” toont alle documenten waarbij die samengestelde term voorkomt. Ook dit is zoals bij zoeken op losse termen hoofdletter ongevoelig.

 

Mobiel zoekenzoeken4

 

Op iPad en smartphone werkt het zoeken exact hetzelfde als in de browser. Hiernaast is een voorbeeld van hoe dit er op een Android telefoon uit ziet. Belangrijk is om te beseffen dat al het zoekwerk in de cloud, dat wil zeggen op de server,= in het datacenter plaatsvindt.

De performance ook bij grote zoekopdrachten is derhalve vergelijkbaar met die in de browsers het enige dat verschilt is de user interface.
REST API’s voor zoeken

 Alle mogelijkheden die Oracle documents biedt via de gebruikersinterfaces zijn ook via REST API’s te benaderen. Deze post gaat daar niet verder meer informatie hierover is te vinden op inde desbetreffende documentatie:

REST API for Oracle Documents Cloud Service: Folders REST Endpoints

zoeken5

Opmerkelijk is dat via deze REST API calls het ook mogelijk is te zoeken binnen een folder en de sub folders. Deze mogelijkheid bood de oude user interface ook maar na de samensmelting van Oracle Documents met Oracle Social Network is deze optie in de user interface helaas verdwenen.

Conclusie & Wishlist

De zoekmogelijkheden binnen Oracle Documents zijn goed. Voor degenen die handig zijn kan met het samengesteld zoeken kan zeer specifiek gezocht worden

Er is nog wat mij betreft wel behoefte aan een “geavanceerd zoeken”. Een aantal die daarbij te noemen zijn:

  • Filter/sorteren op bepaalde gebruiker;
  • Zoeken naar publieke links of documenten met publieke links;
  • Zoeken binnen een folder;
  • Zoeken in de trash/prullenbak, deze is nu uitgesloten van zoekopdrachten;
  • Filteren op een bepaalde periode;
  • Zoeken beperken tot eigenschappen / bestandsnaam/ inhoud van file;
  • Zoeken/ filteren of sorteren op soort document d.w.z. extensie

Ook zou het mooi zijn als bij de resultaten vermeld zou worden waarom het document gevonden is, op basis van inhoud, metadata, eigenschappen naam. Last but not least en gezien de opzet van de previews in Oracle Documents niet eenvoudig te realiseren: het zou mooi zijn als de gevonden zoekterm in een document gemarkeerd zou worden.
Voor een aantal van deze geavanceerde zoekopties kan nu gebruik gemaakt worden van de zoekmogelijkheid binnen het gesynchroniseerde deel in de verkenner.

Advertenties
Tagged with: ,
Geplaatst in Oracle Documents

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

SOA Community Blog

by Jürgen Kress

JonathanHult.com

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

Oracle Blogs | Oracle Digital Experience Platform Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

AMIS Oracle and Java Blog

Friends of Oracle and Java

Oracle Content and Experience Cloud Service Blog

and other Oracle PaaS/IaaS Cloud Services

%d bloggers liken dit: